A automação com inteligência artificial já deixou de ser tendência distante para virar realidade em muitas farmácias de sistemas de saúde. Hoje, ela atua direto na veia de um dos maiores gargalos operacionais: a etapa de cadastro e análise de dados administrativos, como entrada de pacientes, verificação de benefícios, autorizações prévias e reconciliação de contas e reivindicações.
Esse tipo de trabalho consome horas de profissionais altamente qualificados, que acabam presos em processos manuais, repetitivos e cheios de risco de erro. É um cenário que gera frustração, atraso no atendimento e impacto direto na receita das instituições.
Esse foi o foco de uma das sessões do evento AMCP Nexus 2025, realizado em National Harbor, Maryland, onde especialistas discutiram como a IA vem ajudando a reduzir o peso operacional em farmácias hospitalares, clínicas e outros ambientes de cuidado.
IA na entrada de pacientes: menos digitação, mais precisão
Um dos pontos centrais apresentados no evento foi o uso de IA na fase de intake de pacientes, ou seja, na entrada e no registro inicial de informações. Em muitos serviços, essa etapa ainda é feita com base em formulários em papel, faxes, PDFs soltos e e-mails, que depois precisam ser digitados manualmente em sistemas internos.
Esse processo é lento, sujeito a erros e totalmente desconectado da realidade atual de volume de dados em saúde. É aqui que empresas de tecnologia em saúde, como a Plenful, têm se destacado com soluções práticas, já em uso no mundo real.
A Plenful, com sede em São Francisco, desenvolveu uma plataforma que usa IA para extrair e digitalizar dados de documentos não estruturados, como faxes e PDFs de formulários de entrada. A tecnologia lê, interpreta e converte essas informações em dados utilizáveis, prontos para serem integrados aos sistemas da farmácia ou do hospital.
Na prática, isso significa menos tempo caçando informações em pilhas de papel ou telas diferentes e menos digitação manual de dados básicos, como nome, plano de saúde, histórico de medicação e dados de contato.
De acordo com dados compartilhados pela própria Plenful, líderes de farmácias que adotaram essa tecnologia relataram até quatro vezes mais capacidade de intake de pacientes, ao mesmo tempo em que reduziram o trabalho manual em cerca de 75%. São resultados relevantes para um setor acostumado a lidar com escassez de tempo, equipe e recursos.
Automação nas autorizações prévias e verificação de benefícios
Outro calo bem conhecido de quem trabalha em farmácia de sistema de saúde é o processo de autorização prévia e verificação de benefícios. Cada solicitação exige checagem de regras de convênio, formulários específicos, troca de informações com o plano de saúde e acompanhamento até a aprovação ou negativa.
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Feito manualmente, isso vira um labirinto de e-mails, ligações, portais diferentes e planilhas de controle. Lento, estressante e com grande chance de algo se perder no caminho.
A proposta da Plenful e de outras soluções de IA é automatizar o máximo possível dessas etapas. A ferramenta consegue, por exemplo:
- Pré-preencher formulários de autorização prévia usando dados já existentes do paciente e do pedido;
- Monitorar automaticamente o status das autorizações, identificando quando são aprovadas, pendentes ou negadas;
- Sinalizar exceções que exigem olhar humano, como casos fora de diretriz padrão ou medicamentos fora de lista do convênio.
Com isso, técnicos e farmacêuticos deixam de ser operadores de burocracia e passam a atuar onde realmente fazem diferença: na análise de casos complexos, na comunicação com médicos e pacientes e na defesa de tratamentos necessários em situações especiais.
Reconciliação de reivindicações: o exemplo perfeito para IA
Um dos exemplos mais fortes apresentados por Joy Liu, fundadora e CEO da Plenful, foi o processo de reconciliação de reivindicações e contas. Em muitas instituições, a rotina ainda é bem manual: alguém precisa revisar linha por linha de um relatório, comparar valores esperados com valores pagos, checar se o convênio reembolsou corretamente e identificar divergências.
Além de monótono, esse trabalho é extremamente sujeito a falhas humanas, principalmente quando estamos falando de milhares de linhas e múltiplos pagadores.
Segundo Liu, esse tipo de tarefa é um exemplo perfeito para automação com IA. A plataforma da Plenful faz uma revisão em tempo real de cada reivindicação, verificando se o pagamento recebido bate com o valor esperado. Quando encontra discrepâncias, sinaliza automaticamente para a equipe, que passa a focar no que realmente precisa de intervenção, em vez de vasculhar tudo manualmente.
Ela destacou que as divergências aparecem com muito mais frequência do que se imagina e que identificá-las apenas com força de trabalho humana é, na prática, quase impossível em grande escala. Com IA, esse tipo de checagem vira uma camada contínua de proteção financeira para o hospital ou farmácia.
Mais receita, melhor uso de recursos e foco no que importa
Liu reforçou durante a sessão que a combinação de automação e aplicações de IA desenhadas especificamente para saúde não só economiza tempo e energia, como também ajuda a impulsionar receita e margem.
Quando o processo de intake e aprovação se torna mais ágil e eficiente, a farmácia consegue atender mais pacientes sem precisar aumentar a equipe no mesmo ritmo. Esse aumento de capacidade, somado à redução de erros em reivindicações e faturamento, se traduz em melhor resultado financeiro.
Outra frente interessante apontada por Liu é o uso da IA para apoiar operações relacionadas ao programa 340B, nos Estados Unidos, que permite a algumas instituições adquirir medicamentos com desconto para atender populações específicas. A Plenful oferece uma auditoria automatizada de reivindicações elegíveis ao 340B, ajudando farmácias de sistemas de saúde a identificarem com mais precisão oportunidades de uso desses recursos.
Isso amplia a capacidade da instituição de usar melhor seus fundos e, ao mesmo tempo, reforça a sustentabilidade de programas essenciais voltados a pacientes vulneráveis.
Onde a IA já está sendo usada nas farmácias
De acordo com Liu, a solução da Plenful já é usada em múltiplos cenários dentro de sistemas de saúde, incluindo:
- Farmácias de infusão, onde o volume de autorizações e reconciliações é alto e constante;
- Farmácias de especialidades, que lidam com medicamentos complexos, caros e com forte exigência de controle de autorização;
- Ambientes de varejo vinculados a sistemas de saúde, que precisam integrar fluxo clínico e administrativo;
- Práticas independentes de infusão que buscam modernizar fluxos e ter mais visibilidade sobre suas operações.
Em todos esses contextos, a lógica é a mesma: tirar o peso do trabalho repetitivo das mãos de farmacêuticos, técnicos e coordenadores de cuidado e entregar esse esforço para sistemas de IA que podem operar em segundo plano, 24 horas por dia, sem cansaço.
Trabalho no topo da qualificação: IA como aliada, não ameaça
Um ponto interessante trazido por Joy Liu foi a percepção das próprias equipes de farmácia em relação à adoção de IA. Em vez de enxergarem a tecnologia como ameaça aos seus empregos, muitos profissionais passaram a ver essas ferramentas como aliadas diretas na redução da sobrecarga.
O objetivo da empresa, segundo Liu, é simples: eliminar tudo o que pode ser automatizado, permitindo que as equipes atuem no topo da sua licença, ou seja, usando conhecimento clínico e expertise profissional para resolver problemas complexos, em vez de preencher campo de formulário e digitar dado repetitivo.
Isso inclui, por exemplo, atividades como:
- Análise de casos em que o medicamento necessário não está no formulário padrão do convênio;
- Atuação em processamento de exceções, defendendo o acesso do paciente a terapias específicas;
- Discussão de alternativas terapêuticas com médicos e equipes multiprofissionais;
- Acompanhamento de adesão ao tratamento e efeitos adversos.
Esse tipo de trabalho precisa de gente experiente, com leitura clínica, capacidade de argumentar com operadoras e de apoiar pacientes em decisões difíceis. É exatamente aí que a IA não substitui ninguém, mas libera tempo para que os profissionais façam a diferença.
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Burnout, volume absurdo e a origem da Plenful
Liu fundou a Plenful em 2021 depois de passar um bom tempo imersa na rotina de farmácias de sistemas de saúde. Ao observar de dentro o dia a dia dessas equipes, ela percebeu um padrão claro: muito trabalho manual, muito volume e pouco alívio.
Segundo ela, o nível de demanda sobre farmacêuticos e técnicos é hoje simplesmente desproporcional. O volume de tarefas administrativas chegou a um ponto considerado por muitos como irracional, sem sinais de redução.
Nesse cenário, o burnout aparece quase como consequência previsível. Para reduzir esse risco, operadores de farmácia passaram a enxergar a IA não como substituta, mas como um recurso necessário para recuperar tempo e saúde mental, redirecionando foco para atividades mais estratégicas e humanas.
Essa visão mais pragmática vem ganhando força à medida que as equipes convivem com a tecnologia no dia a dia e percebem que, na prática, ela cuida do trabalho que ninguém vai sentir falta de fazer à mão.
IA como base de um novo modelo operacional em farmácia
Quando olhamos o conjunto dos ganhos relatados no AMCP Nexus 2025 e pelos usuários das ferramentas da Plenful, fica claro que estamos falando de mais do que pequenos ajustes de produtividade. A automação da entrada de pacientes, das autorizações prévias e da reconciliação de reivindicações começa a desenhar um novo modelo operacional para farmácias em sistemas de saúde.
Em vez de estruturas inchadas dedicadas a digitar, conferir e caçar discrepâncias, as equipes tendem a ficar mais enxutas, focadas em análise e decisão. Os sistemas de IA atuam como camada de suporte invisível, fazendo o trabalho braçal de leitura, cruzamento e conferência de dados em grande escala.
O resultado é um fluxo mais fluido, com menos retrabalho, menos erros e mais previsibilidade financeira. E, o mais importante, com profissionais menos soterrados por burocracia e mais disponíveis para o que realmente define a qualidade de um serviço de saúde: cuidar bem das pessoas.
Joy Liu declarou não ter conflitos de interesse relevantes além da sua posição como fundadora e CEO da Plenful, reforçando que sua visão vem tanto da experiência empreendedora quanto da convivência direta com as equipes de farmácia que vivem esse cenário todos os dias.
