Agências federais dos EUA apostam em IA e automação para lidar com a explosão de registros digitais
A inteligência artificial deixou de ser uma promessa distante para se tornar uma necessidade real dentro do governo americano. Com um volume de dados crescendo em ritmo acelerado, agências federais dos Estados Unidos estão enfrentando um desafio que os processos tradicionais simplesmente não conseguem mais resolver sozinhos.
E-mails, vídeos, chats, cabos diplomáticos, registros internos… tudo isso forma uma montanha de dados não estruturados que só tende a crescer. E a pressão vem de todos os lados: do público, que quer respostas rápidas, e de dentro das próprias agências, que precisam manter conformidade com leis federais de retenção e divulgação de informações.
Durante um painel promovido pela Federal News Network e patrocinado pela Casepoint, representantes de agências como o Exército americano, o Departamento de Estado, o FDIC e o Washington Headquarters Services, dentro do Departamento de Defesa, se reuniram para falar abertamente sobre como estão usando automação e IA para modernizar a gestão de registros digitais.
Timothy Kootz, secretário assistente adjunto de serviços de conhecimento compartilhado do Bureau de Administração no Departamento de Estado, resumiu bem o cenário durante o painel: o volume de informações está crescendo mais rápido do que as pessoas e os processos tradicionais de gestão de registros conseguem acompanhar. E, por cima disso, o público agora espera que a informação seja acessível, pesquisável e disponível rapidamente.
A perspectiva é de que o volume de dados cresça até cinco vezes mais nos próximos anos, impulsionado pela própria expansão da IA dentro do governo. Ou seja, o problema não vai diminuir. Vai escalar.
A boa notícia é que as soluções já estão em movimento, e os resultados iniciais são bastante animadores. 🚀
O peso dos dados não estruturados nas agências federais
Quando se fala em dados não estruturados, muita gente imagina apenas arquivos bagunçados em uma pasta esquecida. Mas a realidade nas agências federais americanas é bem mais complexa do que isso. Estamos falando de décadas de correspondências diplomáticas, gravações de reuniões, transcrições, relatórios de campo e uma infinidade de formatos digitais que nunca foram pensados para serem facilmente indexados ou pesquisados. Cada tipo de arquivo tem sua própria estrutura, ou melhor, sua própria falta de estrutura, o que torna qualquer tentativa de organização manual um trabalho quase impossível de escalar com eficiência.
O Departamento de Estado, por exemplo, lida diariamente com cabos diplomáticos que chegam em formatos variados, muitas vezes sem metadados padronizados, sem tags de classificação e sem nenhuma indicação clara de quando aquele conteúdo poderia ou deveria ser tornado público. Isso cria um gargalo enorme nos processos de desclassificação, que tradicionalmente dependem de analistas humanos para revisar documento por documento, linha por linha. Com volumes cada vez maiores chegando todos os dias, esse modelo simplesmente não sustenta mais a demanda atual, muito menos a demanda futura.
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O FDIC enfrenta um desafio parecido, só que no universo financeiro. Richard Huffine, diretor assistente de gestão de informações e registros corporativos no FDIC, descreveu uma explosão massiva de dados não estruturados que inclui e-mails, chats, vídeos e outras mídias, todos gerenciados de acordo com cronogramas federais de retenção de registros. Registros de inspeções bancárias, comunicações internas, relatórios de conformidade e dados de transações se acumulam em repositórios que foram construídos em épocas diferentes, com tecnologias diferentes e sem nenhuma visão integrada de gestão de registros. O resultado é um ambiente fragmentado, onde encontrar uma informação específica pode levar dias ou semanas.
Huffine destacou que o FDIC implementou um programa chamado capstone, que permite entender, com base na função de cada pessoa, quais registros ela pode gerar dentro de um ciclo amplo de retenção. Mas o trabalho vai além: a agência também está buscando formas de destacar o conhecimento mais crítico, para que as pessoas não fiquem trabalhando com 18 versões diferentes de um mesmo documento, mas sim com a versão mais confiável e relevante para o longo prazo. A ideia é separar o que realmente conta a história e registra as decisões tomadas no FDIC daquilo que pode ser descartado ou priorizado de forma diferente.
Como a automação está mudando a gestão de registros
A automação entrou nesse cenário não como uma solução mágica, mas como uma camada inteligente capaz de lidar com o volume, a velocidade e a variedade dos dados que as agências produzem. Ferramentas baseadas em inteligência artificial, especialmente aquelas que utilizam processamento de linguagem natural e modelos de aprendizado de máquina, já estão sendo aplicadas para categorizar automaticamente documentos, identificar informações sensíveis e sugerir níveis de classificação com base em padrões históricos. Isso reduz drasticamente o tempo que um analista precisaria gastar em tarefas repetitivas e de baixo valor estratégico, liberando atenção humana para decisões que realmente exigem julgamento.
No Exército americano, a adoção de fluxos automatizados para gestão de registros digitais já está gerando resultados concretos. Carrie McVicker, diretora executiva da Enterprise Services Agency no Exército, explicou que uma das iniciativas mais relevantes foi a incorporação de um especialista em gestão de registros diretamente dentro da instalação de desclassificação. A razão é bem prática: durante os esforços de modernização, a equipe percebeu que muitas vezes as próprias agências são suas piores inimigas quando se trata de puxar registros e revisá-los para desclassificação.
Colocar uma pessoa especializada dentro da operação e fortalecer a relação entre gestão de registros e desclassificação foi fundamental para avançar na modernização. McVicker destacou que isso impactou diretamente a arquitetura de desclassificação e a forma como dados são recebidos e enviados pela instalação. Documentos que antes levavam semanas para serem triados e encaminhados agora passam por pipelines mais eficientes, com políticas de retenção aplicadas de forma adequada e rastreabilidade auditável em toda a cadeia de custódia.
Outro ponto que ficou evidente no painel é que a automação não está sendo usada para substituir revisores humanos, mas para tornar o trabalho deles mais focado e eficiente. Os sistemas de IA atuam como um primeiro filtro, separando o que é claramente irrelevante, o que pode ser processado automaticamente e o que genuinamente precisa de revisão humana. Essa triagem inteligente transforma um processo que antes era linear e lento em algo muito mais dinâmico, onde os especialistas humanos concentram sua energia nos casos mais complexos e de maior impacto.
Desclassificação em escala: o papel central da IA
A desclassificação de documentos governamentais é um dos processos mais delicados e demorados dentro de qualquer agência federal. Envolve revisar cada documento para garantir que nenhuma informação ainda sensível seja exposta, ao mesmo tempo em que se cumpre o dever de transparência com o público. Historicamente, esse processo era feito quase que exclusivamente por analistas experientes, que precisavam conhecer profundamente as políticas de classificação vigentes e ter capacidade de identificar nuances contextuais que poderiam passar despercebidas. O problema é que esse modelo não escala, especialmente quando o volume de documentos passíveis de desclassificação cresce exponencialmente a cada ano.
É aqui que a inteligência artificial mostra seu maior potencial no contexto federal. Kootz apontou o piloto bem-sucedido de desclassificação de cabos diplomáticos usando IA no Departamento de Estado como exemplo concreto. Segundo ele, as ferramentas de IA já em uso conseguem realizar revisões de desclassificação de forma mais rápida e mais consistente do que uma equipe humana. E o mais importante: essas ferramentas permitem escalar o processo.
O Departamento de Estado espera que a carga de trabalho de desclassificação de cabos cresça cinco vezes nos próximos anos. Sem IA, seria simplesmente impossível acompanhar esse ritmo. Com as ferramentas atuais, a agência pode atender ao crescimento da demanda sem precisar expandir sua equipe na mesma proporção.
Um dos grandes ganhos destacados no painel foi justamente a redução de inconsistências. Quando humanos revisam documentos em grandes volumes, a fadiga e a subjetividade inevitavelmente levam a decisões diferentes para casos semelhantes. A IA aplica os mesmos critérios de forma consistente em todos os documentos, independentemente do volume ou do horário em que o processamento ocorre. Isso não elimina a necessidade de revisão humana nos casos mais complexos, mas garante uma linha de base muito mais uniforme e confiável para todo o processo de gestão de registros.
Agentes de IA e o futuro da gestão de registros no Departamento de Defesa
J.D. Smith, diretor adjunto do Executive Services Directorate no Washington Headquarters Services, dentro do Departamento de Defesa, trouxe uma visão particularmente ambiciosa durante o painel. Segundo ele, sua equipe está buscando uma mudança fundamental: sair do trabalho manual em muitos aspectos da gestão de registros e migrar para um modelo baseado em agentes de IA.
Esses agentes, explicou Smith, podem operacionalizar políticas, planos de arquivo e cronogramas de disposição de registros. A ideia é que o foco humano se desloque para a supervisão e administração dos programas, em vez de estar imerso em tarefas pesadas e operacionais, como ser o funcionário que arquiva documentos manualmente.
Smith descreveu dois problemas relacionados que sua equipe está abordando simultaneamente. O primeiro é como gerenciar melhor os registros já existentes dentro do gabinete do secretário de Defesa. A solução em desenvolvimento envolve implantar personas de IA em toda a organização, mapeadas para os cronogramas de disposição de registros, que vão operacionalizar o processo atualmente manual. Isso inclui:
- Identificar e categorizar registros automaticamente
- Classificar e arquivar documentos
- Executar congelamentos de preservação
- Atender a solicitações de informação e buscas
- Realizar operações de e-discovery
- Incorporar metadados ausentes que são importantes tanto para necessidades operacionais quanto para aproveitamento de dados
O segundo problema é ainda mais interessante: como gerenciar registros no momento em que são criados, em vez de depois do fato consumado. Smith explicou que a equipe está desenvolvendo copilotos habilitados por IA, configurados de forma semelhante a um assistente de arquivamento, combinados com bots de IA e RPA aprimorado por inteligência artificial. Esses sistemas seriam capazes de analisar o conteúdo conforme ele está sendo criado.
Na prática, isso significa que enquanto alguém estiver redigindo um documento, o sistema poderá exibir um aviso do tipo: parece que você está elaborando um acordo legal internacional. Se for o caso, aqui estão os números de arquivo para selecionar. Com um clique, o sistema arquiva o documento, incorpora os metadados necessários e gerencia todo o ciclo de vida daquele registro desde sua origem. Isso é um salto enorme em relação ao modelo tradicional, onde a gestão de registros costumava acontecer muito tempo depois da criação do documento.
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Desafios de dados que atravessam múltiplas funções
O crescimento exponencial dos dados não afeta apenas a gestão de registros em si. Ele tem implicações diretas em múltiplos mandatos dentro de uma agência, incluindo processos relacionados à Lei de Acesso à Informação (FOIA), investigações internas e litígios. Kelly Swank, vice-presidente de desenvolvimento de negócios para governo na Casepoint, destacou que muitas agências estão começando a olhar para o ciclo de vida completo dos dados, justamente porque os conjuntos de dados das diferentes funções se alimentam mutuamente.
Segundo Swank, é fundamental que as agências tenham fluxos de trabalho repetíveis, automatizados e defensáveis quando lidam com dados em toda a organização. A Casepoint, por sua vez, está integrando IA em suas ferramentas para ajudar a otimizar processos e automatizar muitas funções, reduzindo significativamente o tempo de revisão humana em comparação com o que era praticado anteriormente.
Essa visão integrada é crucial porque um mesmo documento pode ser relevante para uma solicitação FOIA, para uma investigação interna e para um processo de desclassificação ao mesmo tempo. Se cada uma dessas funções opera com sistemas isolados e processos manuais independentes, o retrabalho é inevitável e a chance de inconsistências aumenta consideravelmente.
O que vem por aí
Com a expansão do uso de IA dentro do próprio governo federal, a tendência é que o volume de dados produzidos cresça de forma ainda mais acelerada nos próximos anos. Documentos gerados por sistemas automatizados, logs de interações com assistentes de IA, registros de decisões algorítmicas… tudo isso vai se somar ao já enorme estoque de dados não estruturados que as agências precisam gerenciar. Essa realidade torna ainda mais urgente o investimento em infraestruturas robustas de gestão de registros digitais, que consigam absorver esse crescimento sem colapsar sob o próprio peso.
A boa notícia, como ficou claro no painel da Federal News Network, é que as agências não estão esperando o problema chegar para começar a agir. Os projetos já em andamento no Exército, no Departamento de Estado, no FDIC e no Washington Headquarters Services mostram que existe tanto a vontade política quanto a capacidade técnica para modernizar esses processos de forma estruturada e responsável. O caminho envolve desafios reais de integração de sistemas legados, treinamento de equipes e garantia de que os modelos de IA utilizados sejam auditáveis e explicáveis o suficiente para passar pelo escrutínio regulatório.
Mas o que está acontecendo agora é, sem dúvida, um ponto de virada na forma como o governo americano enxerga e lida com seus próprios dados. A combinação de inteligência artificial, automação e estratégias modernas de gestão de registros está criando as bases para um governo mais ágil, mais transparente e mais capaz de responder às demandas de uma sociedade que espera cada vez mais acesso rápido e confiável às informações públicas. E isso, definitivamente, é algo que vale acompanhar de perto. 👀
