El ROI de eventos presenciales es ese tema que siempre sale después de una escena muy conocida. El equipo vuelve de la feria agotado, con los bolsillos llenos de tarjetas y la sensación de haber hablado con mucha gente valiosa. Pasan unas semanas y alguien pregunta si valió la pena. Nadie sabe responder bien.
Esa duda pesa cada vez más. Según Hypepotamus, los eventos presenciales están en auge en el marketing en 2026, y el medio sugiere que parte de esto puede ser una reacción al exceso de anuncios que satura los canales digitales. Para muchas empresas, el encuentro cara a cara se convirtió en una apuesta seria del marketing de eventos B2B. Pero reunir a personas en una sala es una cosa. Demostrar que ese encuentro ayudó a vender es otra muy distinta.
Al final, la pregunta que importa es sencilla: ¿cuánto dinero le trae un evento a la empresa?
Esa es la pregunta que intenta responder DayOf, una startup de Carolina del Norte, según un reportaje de Hypepotamus. Su historia, el cambio de rumbo que tuvo al principio y la forma en que funciona el producto dejan buenas lecciones para quien invierte en ferias y conferencias en Brasil y quiere dejar de decidir a ciegas.
Quién es DayOf y por qué cambió de rumbo
La startup DayOf está en Durham, Carolina del Norte, y fue creada por Marc Eder y Misha Shvets, según Hypepotamus. El medio la describe como una martech que ayuda a los negocios a conectar sus eventos presenciales con el trabajo de ventas. La propia empresa se presenta como una especie de motor de operaciones de ingresos, el famoso RevOps, pensado específicamente para eventos.
En la práctica, la propuesta es ayudar al equipo a saber con quién habló, qué pasó después y si el evento compensó lo que se gastó.
Pero el plan original era otro. De acuerdo con el reportaje, DayOf nació como un canal de distribución vinculado a viajes para eventos y conferencias. Sin embargo, los pilotos con empresas mostraron que las cuentas no cerraban. Eder le contó al medio que la economía por unidad simplemente no se sostenía.
En lugar de insistir, los fundadores se fijaron en un problema que apareció por el camino: a las empresas les costaba entender cómo sus eventos contribuían a los ingresos. El foco pasó del descubrimiento de eventos a lo que la empresa realmente consigue al participar en un encuentro o al organizar el suyo.
Ese giro es un buen recordatorio para quien emprende. A veces, el problema correcto aparece en medio de la prueba del problema equivocado. Imagina un equipo que lanza un producto, hace algunos pilotos y se da cuenta de que los clientes elogian mucho más una función secundaria que la idea principal. Quien escucha esa señal suele ahorrar tiempo y dinero. Quien la ignora insiste en un camino que ya demostró que no llega lejos.
Cómo intenta DayOf medir el retorno de los eventos
La puerta de entrada es muy sencilla. Con la función llamada Rolodex, que es gratuita, quien está en una feria envía por mensaje de texto la foto de una acreditación o de una tarjeta de presentación a un número de DayOf. Se pueden añadir notas e ir armando, poco a poco, la lista de personas que conoció. No hace falta descargar ninguna aplicación, y cada contacto queda vinculado a las notas que explican el contexto de la conversación, según relata Hypepotamus.
Parece poco. No lo es.
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Quien ha vuelto alguna vez de un congreso sabe que lo difícil no es conseguir la tarjeta, sino recordar por qué importaba. La decisión de usar un mensaje de texto, sin instalar nada, quita fricción en un momento en que la persona está de pie, en medio del pasillo, entre una conversación y otra.
Siempre según el medio, Rolodex está en beta abierta desde principios de octubre. Lo usan fundadores, inversores y profesionales de ventas y marketing de empresas B2B en fase de crecimiento. La mayoría llegó a la herramienta a través del SF Tech Week o del Venture Atlanta, un evento que ya nos dio por aquí un análisis sobre lo que Venture Atlanta enseña sobre el pitch de una startup. Eder también le dijo a Hypepotamus que algunos equipos usarán la versión de pago en eventos durante las próximas semanas.
Esa versión de pago lo reúne todo a nivel de equipo. La empresa arma listas de objetivos a partir del CRM o de la lista de asistentes, define metas para cada evento y sigue el avance durante el encuentro. También hay herramientas para quien organiza sus propios eventos, como gestión de invitaciones, registro de invitados y reportes.
Los reportes son el corazón de la propuesta. Según el reportaje, están pensados para conectar el gasto del evento con las conversaciones que se dieron, las cuentas objetivo alcanzadas y las oportunidades de venta asociadas a esos encuentros. El público principal, según Hypepotamus, son directores de marketing y equipos de field marketing y de marketing de eventos.
Construir en público: el roadmap abierto
Hay un detalle del reportaje que llama la atención. DayOf deja sus planes a la vista de todos. En la parte superior de su web hay un enlace a un roadmap con las prioridades a corto plazo, las ideas a más largo plazo y lo que se lanzó recientemente.
Según Hypepotamus, las integraciones con HubSpot y Salesforce están entre los próximos pasos, y la integración con Slack llegará más adelante. Los usuarios pueden pedir nuevas funciones y seguir la evolución de las que quieren ver. Eder le explicó al medio que la idea es darle al cliente una visión clara de lo que viene y abrir un canal para que influya en ese camino.
La lección de producto es directa. Cuando el cliente ve hacia dónde va la herramienta y siente que tiene voz, la confianza suele crecer. Y eso pesa todavía más en un producto que, para aportar valor, necesita hablar con el CRM y con los datos comerciales de la empresa.
Piensa en una startup brasileña de software B2B que recibe todo el tiempo la misma pregunta de sus clientes: ¿cuándo sale tal integración? Un roadmap público no lo resuelve todo, pero responde buena parte de esas dudas antes de que se conviertan en tickets de soporte. Y de paso, muestra qué pedidos se repiten más.
Lo que esto enseña a quien invierte en ferias y conferencias en Brasil
El calendario brasileño de eventos de negocios está lleno. Hay ferias de retail, de tecnología, de agro, de salud, congresos sectoriales y encuentros de startups repartidos a lo largo del año. Y el problema suele ser parecido en todos: mucha inversión en stand, viajes y regalos promocionales, y poca claridad sobre lo que volvió.
No necesitas DayOf para aplicar su lógica. Puedes adaptar estas ideas a tu equipo desde ya.
Define el objetivo antes de comprar el stand
Parece obvio, pero muchas empresas deciden ir a una feria solo porque va la competencia. Antes de firmar el contrato, haz una lista de las cuentas que quieres encontrar allí. Un puñado de empresas adecuadas vale más que un montón de tarjetas al azar.
Después, acuerda con el equipo qué cuenta como éxito. Pueden ser reuniones agendadas, demostraciones hechas u oportunidades abiertas en el embudo. Lo importante es que todos sepan cuál es la vara de medir antes de salir.
Con eso por escrito, la evaluación posterior al evento deja de ser una opinión. Se convierte en una comparación entre meta y resultado.
Captura contexto, no solo contactos
Una tarjeta sin anotaciones termina olvidada en un cajón. Imagina a un vendedor que habla con decenas de personas en pocos días de feria. El lunes ya no recuerda quién pidió una propuesta y quién solo pasó por el stand a buscar un café.
La idea de Rolodex lo resuelve con un hábito simple: registrar la conversación en el momento. Una nota de voz, un mensaje en el grupo del equipo o un campo en el móvil ya ayudan bastante.
Anota el problema del cliente, el siguiente paso acordado y su nivel de interés. Ese contexto es lo que convierte un nombre en una oportunidad de verdad.
Lleva el evento al CRM
Si el contacto no entra en el embudo, el retorno desaparece del radar. Es habitual que la empresa pierda la conexión entre la feria y la venta que se cerró meses después. El negocio aparece en el reporte, pero nadie recuerda que empezó en un pasillo del recinto ferial.
Una salida práctica es crear un origen específico para cada evento en tu CRM. Así, cuando se cierre el negocio, sabrás de dónde vino. Si quieres automatizar ese camino, puedes inspirarte en ideas de automatización de marketing con IA para pequeñas empresas.
El seguimiento también necesita un plazo. El interés que se genera en la feria se enfría rápido, y el primer mensaje después del evento suele marcar una gran diferencia.
Compara los eventos entre sí
Con datos de algunas ediciones, la pregunta cambia. En lugar de preguntarte si la feria valió la pena, pasas a preguntarte qué feria vale más la pena.
Piensa en una empresa que participa en varios eventos a lo largo del año. Si registra el costo, las reuniones y las oportunidades de cada uno, le resulta mucho más fácil ver cuál merece un stand más grande y cuál puede recibir solo la visita de dos vendedores.
Ese es el tipo de decisión basada en datos que Eder defiende en el reportaje: elegir a dónde enviar al equipo y cómo gastar el presupuesto de eventos mirando lo que realmente pasó, y no el recuerdo de quienes estuvieron allí.
Herramientas que usamos a diario
Habla con los organizadores
Según Hypepotamus, Eder ve espacio para alianzas con organizadores de conferencias, ofreciendo datos anónimos sobre el impacto de negocio de cada evento. Es una idea que encaja muy bien aquí.
Los organizadores quieren demostrar su valor a los expositores. Los expositores quieren saber si la inversión compensa. Ambos lados ganan cuando comparten información.
En la próxima negociación de espacio, vale la pena preguntarle al organizador qué datos puede compartir sobre el perfil del público. Y, a cambio, ofrecerle tu opinión sobre cómo fue tu experiencia comercial en el evento. Esa conversación rara vez ocurre, y quien saca el tema suele ser recordado.
La herramienta ayuda, pero el proceso va primero
Medir el ROI de eventos presenciales depende más de la disciplina del equipo que de cualquier software. Ninguna plataforma salva a un equipo que se olvida de registrar las conversaciones o que nunca hace seguimiento.
Puedes empezar con lo que ya tienes. Una hoja de cálculo con el costo del evento, los contactos captados, las reuniones y las oportunidades generadas ya dice mucho. Sumada al CRM que usa la empresa, se convierte en una base sólida para las próximas decisiones.
Cuando ese proceso esté funcionando, entonces sí tiene sentido evaluar una herramienta dedicada. Sabrás exactamente qué necesitas automatizar, y te será más fácil ver si la inversión en la herramienta se paga sola.
Del cajón de tarjetas al embudo de ventas
Vuelve a ese equipo agotado que llega de la feria. Ahora imagina que salió con una lista de cuentas objetivo, anotó cada conversación importante y lo pasó todo al CRM esa misma semana.
Semanas después, cuando alguien pregunte si valió la pena, la respuesta llegará respaldada por registros. Cuántas reuniones salieron de ahí, cuántas propuestas se enviaron, cuántos negocios siguen en marcha. La conversación deja atrás las suposiciones y pasa directamente a la planificación del año siguiente.
Eso es lo más útil que muestra la historia de DayOf. El valor no está solo en la tecnología, sino en el cambio de hábito que provoca. Y ese cambio lo puede hacer cualquier equipo, con o sin herramienta nueva.
Antes del próximo evento de tu calendario, elige las cuentas que quieres encontrar, define cómo vas a registrar las conversaciones y crea su origen en el CRM. Si quieres ir más allá, sigue explorando aquí en el blog otros contenidos sobre marketing de eventos B2B y herramientas de ventas.
